Cum delegi simplu și eficient?

3 instrumente sunt suficiente

Trăim într-o perioadă de explozii în tehnologie.

Suntem bombardați cu reclame pe Youtube, Facebook sau Instagram: ne îndeamnă să descărcăm noi aplicații, să plătim mai multe subscripții și să ne schimbăm radical modul de lucru.

Ne este teamă că ratăm oportunități și avem iluzia că sunt tool-uri care ne vor rezolva toate problemele.

Nu știm ce să alegem…

Zoom, Teams sau Meet? Asana, Trello sau TickTick? Notion sau Google Drive?

Și asta fără să mai menționez avalanșa de aplicații AI care ne copleșește de un an încoace.

Totuși, dacă depășim fricile induse de marketing-ul agresiv și devenim atenți la nevoile și procesele din afacerile noastre, vom descoperi tool-uri care chiar aduc rezultate remarcabile.

Churchil a spus în 1943: „Întâi ne modelăm clădirile, după aceea ne modelează ele pe noi.”

Aceeași idee se aplică în cazul aplicațiilor de astăzi. Oamenii mai întâi le creează, apoi ajung să fie schimbați de ele.

Însă ajunge cu filosofia, să trecem la practică.

După ani de teste, am ajuns la concluzia că pentru o delegare simplă și eficientă sunt musai (pentru mine) 3 instrumente:

• Google Drive (îți arăt mai jos cum organizez folderele)

• Loom

• TickTick

---

#1. Google Drive

În orice business în care sunt implicat, primul pas este să fac un folder pe Google Drive.

Deși mulți folosesc Drive-ul, folderul lor arată ca o masă de birou plină de hârtii aruncate la întâmplare.

Pentru a evita această lipsă de organizare, construiesc de la bun început o structură cu 3 foldere:

1. Admin & Finance

2. Marketing & Sales

3. Operations

Fiecare folder este alocat unui departament. Deși detaliile pot varia, structura este una universală, aplicabilă oricărui business din domeniul serviciilor.

• Admin & Finace include toate procesele de business pentru zona administrativă, financiară și resurse umane (modele de contract, facturi, extrase, raport financiar, template anunț de recrutare, script interviu etc.)

• Marketing & Sales conține procesele care țin de promovare și vânzări (materiale de marketing, scripturi de vânzări, template-uri pentru newsletter, rapoarte de marketing etc.).

• Operations se referă la livrarea serviciilor către clienți (registrul clienților, metode de lucru, checklist-uri, materiale suport, formular de feedback etc.).

Este ușor să delegi sarcini când ai fișiere care documentează procesele de business, precum modele, template-uri, script-uri, rapoarte și checklist-uri.

De exemplu, dacă deleg publicarea unui anunț pe Ejobs, includ link-ul către un template de anunț din Drive. Acest lucru economisește timp, reduce riscul de erori și oferă consistență în modul de lucru.

#2. Loom

Deși am mai cochetat cu Loom în trecut, abia în ultima perioadă am început să-l folosesc constant.

Loom este un tool de înregistrare video care îmi permite să fac screen recording în timp ce mă filmez și vorbesc.

De exemplu, am delegat Mădălinei, asistenta mea virtuală, sarcina de a analiza aplicațiile pe Ejobs, de a califica candidații buni și de a programa interviuri online.

Într-un video de 4 minute înregistrat pe Loom, i-am explicat procesul în cel mai clar mod cu putință.

Pentru mine, un adept al deep work, comunicarea asincronă reduce întreruperile. În loc să bombardez lumea cu apeluri și email-uri, prefer să înregistrez un video în Loom care oferă instrucțiuni precise. Cealaltă persoană poate reveni la el ori de câte ori simte nevoia.

În era freelancing-ului și a muncii remote, Loom este o soluție super utilă pentru flexibilitate și eficiență.

#3. TickTick

Am ales TickTick pentru simplitatea lui. În trecut am folosit Trello și Asana, dar nu s-au lipit de mine.

Ca principiu, nu îmi fac liste de sarcini. Prefer să blochez intervale de timp în Google Calendar pentru activitățile care necesită atenția mea. Încerc să impun acest mod de lucru și colaboratorilor mei pentru activitățile repetitive.

Dar când vine vorba de delegarea de sarcini concrete, folosesc TickTick deoarece are un design minimalist și se sincronizează cu calendarul.

Fiecare sarcină este atribuită unui responsabil, are un termen limită și conține instrucțiuni clare. Când este necesar, inserez și un video înregistrat în Loom pentru explicații suplimentare.

Testează și vezi ce ți se potrivește

Alegerea unor tool-uri potrivite poate face diferența.

Dar, condiția este să nu cădem în capcana reclamelor care speculează bias-urile noastre, ci să luăm decizii bazate pe nevoile reale ale businessului nostru.

—

Pe curând,

Igor